Descripció del servei

La gestió documental és el conjunt d'operacions i tècniques relatives a la concepció, el desenvolupament, la implantació i l'avaluació dels sistemes administratius necessaris, des de la creació dels documents fins a la seva destrucció o transferència a l'arxiu, per tal de garantir l'eficàcia i l'eficiència en la gestió administrativa.

El Gestor Documental Consorciat és comú a totes les universitats participants en el projecte, però no és homogeni, i és que els diferents elements que l'integren poden no ser coincidents. És el cas del Quadre de Classificació i les polítiques, entre altres. Les funcionalitats de la plataforma, en canvi, sí que són compartides. El Gestor Documental Consorciat es basa en l'eina desenvolupada per la Universitat de Girona (UdG) i l'empresa 4TIC.

La plataforma de gestió documental està integrada per:

  • Els diferents objectes (fons, classe, sèrie…) que mantenen una estructura jeràrquica.
     
  • L'esquema institucional de metadades (vocabulari).
     
  • Un Quadre de Classificació documental comú i altres quadres propis de cada universitat. A partir de les sèries, es defineix:
    • La política d'accés.
       
    • La política de disposició.
       
  • La descripció del cicle de vida dels documents.
     
  • Registres i auditoria. Indicadors i estadística.
     
  • La taula de formats documentals admesos.
     
  • Els formats de signatura electrònica admesos.
     
  • El quadre de tipologies documentals.
     
  • La gestió dels arxius físics (dipòsits i contenidors).