El CSUC posa en marxa un nou gestor documental consorciat

24-01-2018

El CSUC ha posat en funcionament un nou servei d'administració electrònica. Es tracta de la plataforma del Gestor Documental Consorciat (GDC), una eina que permet les universitats disposar d'un dels components essencials del sistema de gestió documental i arxiu, i que es basa en l'eina desenvolupada per la Universitat de Girona (UdG) i l'empresa 4TIC.

La gestió documental és el conjunt d'operacions i tècniques relatives a la concepció, el desenvolupament, la implantació i l'avaluació dels sistemes administratius necessaris, des de la creació dels documents fins a la seva destrucció o transferència a l'arxiu, per tal de garantir l'eficàcia i l'eficiència en la gestió administrativa.

Així, el GDC és una solució que garanteix el manteniment de les característiques específiques del document d'arxiu recollides a la norma ISO 15489: informació de context, estructura, autenticitat, fiabilitat, integritat i usabilitat. Permet gestionar les fases de tramitació i vigència del cicle de vida documental i la seva integració amb el servei de preservació i arxiu electrònic iARXIU, del Consorci Administració Oberta de Catalunya (Consorci AOC).

Aquesta plataforma serveix per gestionar els documents i expedients en suports convencionals, com ara paper, microformes, suports magnètics, i electrònics (textuals, sonors o audiovisuals) esdevenint així una única solució per a diferents documents que fa més fàcil la feina i té un cost menor.

L'eina cedida per la UdG ha estat evolucionada per tenir en compte les necessitats de les universitats participants al grup de treball, de manera que la plataforma del GDC és comuna per a totes les universitat que usen el servei però no homogènia (els diferents elements que l'integren poden no ser coincidents: quadre de classificació, polítiques, etc.). Les funcionalitats de la plataforma sí són compartides. Així, la plataforma està integrada pels diferents objectes (fons, classe, sèrie…) que mantenen una estructura jeràrquica; l'esquema institucional de metadades (vocabulari); un quadre de classificació documental comú i altres quadres propis de cada universitat.

Les universitats que fan ús d'aquest servei són la Universitat Rovira i Virgili, la Universitat Oberta de Catalunya i la Universitat de Vic-Universitat Central de Catalunya (UVic-UCC). Durant aquest primer trimestre, ho farà també la Universitat de Lleida.