El CSUC pone en marcha un nuevo gestor documental consorciado

24-01-2018

El CSUC ha puesto en funcionamiento un nuevo servicio de administración electrónica. Se trata de la plataforma del Gestor Documental Consorciado (GDC), una herramienta que permite a las universidades disponer de uno de los componentes esenciales del sistema de gestión documental y archivo, y que se basa en la herramienta desarrollada por la Universitat de Girona (UdG) y la empresa 4TIC.

La gestión documental es el conjunto de operaciones y técnicas relativas a la concepción, el desarrollo, la implantación y la evaluación de los sistemas administrativos necesarios, desde la creación de los documentos hasta su destrucción o transferencia al archivo, para garantizar la eficacia y la eficiencia en la gestión administrativa.

Así, el GDC es una solución que garantiza el mantenimiento de las características específicas del documento de archivo recogidas a la norma ISO 15489: información de contexto, estructura, autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad. Permite gestionar las fases de tramitación y vigencia del ciclo de vida documental y su integración con el servicio de preservación y archivo electrónico iARXIU, del Consorci Administració Oberta de Catalunya (Consorci AOC).

Esta plataforma sirve para gestionar los documentos y expedientes en soportes convencionales, como papel, microformas, soportes magnéticos, y electrónicos (textuales, sonoros o audiovisuales) convirtiéndose así una única solución para diferentes documentos que hace más fácil el trabajo y tiene un coste menor.

La herramienta cedida por la UdG se ha evolucionado para tener en cuenta las necesidades de las universidades participantes en el grupo de trabajo, de manera que la plataforma del GDC es común para todas las universidades que usen el servicio pero no homogénea (los diferentes elementos que la integran pueden no ser coincidentes: cuadro de clasificación, políticas, etc.). Las funcionalidades de la plataforma sí son compartidas. Así, la plataforma está integrada por los diferentes objetos (fondos, clase, serie…) que mantienen una estructura jerárquica; el esquema institucional de metadatos (vocabulario); un cuadro de clasificación documental común y otros cuadros propios de cada universidad.

Las universidades que hacen uso de este servicio son la Universitat Rovira i Virgili, la Universitat Oberta de Catalunya y la Universitat de Vic-Universitat Central de Catalunya (UVic-UCC). Durante este primero trimestre, lo hará también la Universitat de Lleida.