Gestor Documental Consorciat

La gestió documental i arxiu, molt més fàcil

El Gestor Documental Consorciat (GdC) és una eina que facilita a les universitats la tasca de la gestió documental i arxiu, un aspecte fonamental a l'hora d'emmagatzemar la informació que es genera en aquestes institucions, cada vegada més extensa i de més valor.

És per això que al CSUC oferim un servei de gestió documental per a totes les universitats basat en l'eina Alejandria, desenvolupada per l'empresa 4TIC. Si bé la solució és comuna a totes les universitats, cadascuna pot personalitzar-la segons les seves necessitats. Així, els elements que l'integren poden diferir. És el cas, per exemple, del Quadre de Classificació i les polítiques.

El GdC garanteix el manteniment de les característiques específiques dels documents d'arxiu recollides a la norma ISO 15489 (informació de context, estructura, autenticitat, fiabilitat, integritat i usabilitat). També permet gestionar les fases de tramitació i vigència del cicle de vida documental i la seva integració amb el servei de preservació i arxiu electrònic iARXIU, del Consorci AOC.

Quins beneficis té el GdC?

• Organitza la informació seguint uns paràmetres preestablerts, afavorint la productivitat i l'eficiència.
• Manté una estructura jeràrquica per a una bona organització i accessibilitat dels documents.
• Té un control de seguretat perquè només els usuaris assignats puguin consultar la informació.
• Afavoreix el treball col·laboratiu.
• Dona accés a la informació des de qualsevol lloc.
• Compleix amb totes les normatives de seguretat.
• Allibera espai físic gràcies a l'emmagatzematge al CSUC.
   

Què integra la plataforma del GdC?

• Els diferents objectes (fons, classe, sèrie…) que mantenen una estructura jeràrquica.
• L'esquema institucional de metadades (vocabulari).
• Un Quadre de Classificació documental comú i altres quadres propis de cada universitat. A partir de les sèries, es defineix:
  • La política d'accés.
  • La política de disposició.
• La descripció del cicle de vida dels documents.
• Registres i auditoria. Indicadors i estadística.
• La taula de formats documentals admesos.
• Els formats de signatura electrònica admesos.
• El quadre de tipologies documentals.
• La gestió dels arxius físics (dipòsits i contenidors).&